Documento soporte electrónico: ¿qué es y cuándo debes emitirlo?

Si tu negocio le compra productos o servicios a proveedores que no están obligados a facturar —por ejemplo, personas del régimen simplificado o no responsables de IVA—, existe un documento electrónico que debes emitir obligatoriamente para respaldar esa transacción ante la DIAN: el documento soporte electrónico.

Sin este documento, el gasto simplemente no es deducible en tu declaración de renta. Eso significa que pagas más impuestos de los que deberías. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber: qué es, cuándo emitirlo, qué datos debe contener y qué pasa si no lo haces.

¿Qué es el documento soporte electrónico?

El documento soporte electrónico es un documento fiscal digital que emite el comprador —es decir, tu negocio— cuando adquiere bienes o servicios de un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta. Es validado por la DIAN en tiempo real, exactamente igual que una factura electrónica.

A diferencia de la factura electrónica, donde es el vendedor quien la genera, en el documento soporte es el comprador quien lo emite. Esto ocurre porque el proveedor, al no estar obligado a facturar, no genera ningún documento fiscal por la transacción.

El documento soporte electrónico no es opcional. Es una obligación tributaria establecida por la DIAN para todo contribuyente que realice compras a personas no obligadas a facturar y desee deducir esos gastos.

Este documento fue introducido mediante la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN y ha sido actualizado con resoluciones posteriores. Desde su implementación, reemplazó al antiguo documento equivalente en papel que se utilizaba para soportar compras a proveedores informales.

¿Cuándo debes emitir un documento soporte?

Debes emitir un documento soporte electrónico cada vez que tu negocio realice una compra de bienes o servicios a un proveedor que cumpla cualquiera de estas condiciones:

• No es responsable de IVA (antes llamado "régimen simplificado")
• No está obligado a facturar según la normatividad vigente de la DIAN
• Es una persona natural que presta servicios o vende productos de manera informal
• Es un trabajador independiente no responsable de IVA que te presta un servicio

En todos estos casos, el proveedor no te entrega una factura electrónica porque no tiene la obligación de hacerlo. Pero tú, como comprador, sí necesitas un soporte fiscal para registrar ese gasto en tu contabilidad y poder deducirlo de tu declaración de renta.

Ejemplos prácticos: ¿en qué situaciones se emite?

Para que quede más claro, veamos situaciones reales del día a día de un negocio en Colombia:

Compras a proveedores informales

• Le compras frutas y verduras a un campesino en la plaza de mercado para tu restaurante
• Adquieres artesanías o productos hechos a mano de un artesano local para revenderlos en tu tienda
• Compras materiales de construcción a un pequeño proveedor que no factura
• Un reciclador te vende material reciclable para tu empresa

Servicios de personas naturales no responsables de IVA

• Contratas a un técnico independiente para reparar equipos de tu negocio
• Pagas a un diseñador freelance que no es responsable de IVA por un trabajo de diseño
• Un electricista o plomero independiente realiza una reparación en tu local
• Contratas servicios de transporte informal para llevar mercancía
• Pagas servicios de limpieza a una persona natural que no factura

Arriendos y otros pagos

• Pagas el arriendo del local comercial a un propietario persona natural no responsable de IVA
• Pagas comisiones a un intermediario informal

Si tu proveedor te dice "yo no facturo" o "yo soy del régimen simplificado", eso no significa que la transacción no requiere documento fiscal. Significa que tú debes emitir el documento soporte electrónico.

¿Qué datos debe contener el documento soporte electrónico?

La DIAN exige que el documento soporte electrónico contenga, como mínimo, la siguiente información:

1. Datos del comprador (tu negocio):

   Razón social o nombre completo, NIT o cédula de ciudadanía, dirección, teléfono y correo electrónico.

2. Datos del proveedor (vendedor no obligado a facturar):

   Nombre completo, número de cédula de ciudadanía, dirección, municipio, teléfono y correo electrónico. Si es persona jurídica: razón social y NIT con dígito de verificación.

3. Numeración autorizada por la DIAN:

   El documento soporte tiene su propio rango de numeración, diferente al de las facturas de venta. Debes solicitarlo ante la DIAN antes de empezar a emitir documentos soporte.

4. Fecha de emisión:

   La fecha en que se emite el documento soporte.

5. Descripción de los bienes o servicios adquiridos:

   Detalle claro de qué compraste, incluyendo nombre del producto o servicio, cantidad y valor unitario.

6. Valor total de la transacción:

   El monto total pagado al proveedor.

7. Impuestos aplicables:

   Si la operación genera IVA, retención en la fuente u otros tributos, deben quedar discriminados en el documento.

8. Forma de pago:

   Indicar si el pago fue de contado o a crédito. Si es a crédito, incluir la fecha de vencimiento del pago.

9. Código CUDE:

   Código único del documento electrónico, generado automáticamente por el software y validado por la DIAN.

Todo esto suena complejo, pero con un software de facturación electrónica como Yearvis, el proceso se simplifica enormemente: tú ingresas los datos básicos del proveedor y los productos o servicios, y el sistema genera el documento con toda la estructura técnica requerida por la DIAN.

Diferencia entre documento soporte y factura de compra

Es común confundir estos dos conceptos. Aclaremos las diferencias clave:

• Factura de compra (o factura electrónica): la emite el vendedor que sí está obligado a facturar. Cuando tu proveedor te envía una factura electrónica, esa factura ya es tu soporte fiscal. No necesitas emitir documento soporte.
• Documento soporte electrónico: lo emites tú como comprador cuando el proveedor no está obligado a facturar. Es tu único respaldo ante la DIAN para deducir ese gasto.

En resumen:

• Proveedor obligado a facturar → Él te envía su factura electrónica → Ese es tu soporte
• Proveedor no obligado a facturar → Tú emites el documento soporte electrónico → Ese es tu soporte

Si compras a un proveedor formal y además emites un documento soporte por la misma transacción, estarías duplicando el soporte fiscal, lo cual puede generar inconsistencias ante la DIAN. Solo emite documento soporte cuando el proveedor no factura.

¿Qué es la nota de ajuste al documento soporte?

Así como la factura electrónica se corrige con una nota crédito, el documento soporte se corrige con una nota de ajuste al documento soporte. Es un documento electrónico que también debe ser validado por la DIAN.

Debes emitir una nota de ajuste cuando:

• Cometiste un error en los datos del proveedor, los productos o los valores del documento soporte original
• Se devolvió la mercancía total o parcialmente
• Hubo un descuento posterior a la emisión del documento soporte
• Se anuló la operación y necesitas dejar sin efecto el documento soporte original

La nota de ajuste hace referencia al documento soporte original y detalla exactamente qué se corrige y por qué motivo. Al igual que el documento soporte, tiene su propio rango de numeración autorizado por la DIAN.

Con Yearvis, puedes generar notas de ajuste directamente desde el documento soporte original, seleccionando el concepto de corrección y los valores a ajustar. El sistema valida todo automáticamente ante la DIAN.

¿Qué pasa si no emito documento soporte?

Las consecuencias de no emitir documento soporte electrónico cuando estás obligado a hacerlo son significativas y afectan directamente tu bolsillo:

El gasto no es deducible

Esta es la consecuencia más directa e inmediata. Si no tienes el documento soporte electrónico que respalde una compra a un proveedor no obligado a facturar, la DIAN no reconoce ese gasto como deducible en tu declaración de renta. Esto significa que tu base gravable aumenta y, por lo tanto, pagas más impuestos.

Ejemplo con números

Imagina que tu restaurante compra $2.000.000 mensuales en frutas y verduras a proveedores de la plaza de mercado que no facturan. En un año, son $24.000.000 en compras. Si no emites documentos soporte:

• Esos $24.000.000 no se pueden deducir de tu declaración de renta
• Tu base gravable aumenta en $24.000.000
• Dependiendo de tu tarifa de renta, podrías pagar entre $2.400.000 y $8.400.000 adicionales en impuestos que pudiste haberte ahorrado

Sanciones por parte de la DIAN

Además de perder la deducción, la DIAN puede imponer sanciones adicionales si detecta que no estás cumpliendo con la obligación de emitir documentos soporte electrónicos:

• Multas económicas por incumplimiento de obligaciones formales
• Requerimientos y procesos de fiscalización que consumen tiempo y recursos
• Desconocimiento de costos en auditorías tributarias, con el consecuente mayor pago de impuestos más intereses de mora

Cada compra sin documento soporte es dinero que regalas al fisco. No importa que tengas recibos de caja, transferencias bancarias o comprobantes de egreso: sin el documento soporte electrónico validado por la DIAN, el gasto no es deducible. Así de simple.

¿Cómo obtener el rango de numeración para documentos soporte?

Antes de emitir tu primer documento soporte electrónico, necesitas solicitar un rango de numeración específico ante la DIAN. Este rango es independiente del de tus facturas de venta. Para obtenerlo:

1. Ingresa al portal de la DIAN con tu firma electrónica o cuenta habilitada
2. Ve a la sección de habilitación de facturación electrónica
3. Solicita un rango de numeración para documento soporte
4. La DIAN te asignará un prefijo y un rango de consecutivos
5. Configura ese rango en tu software de facturación electrónica

Si también necesitas emitir notas de ajuste, deberás solicitar un rango de numeración adicional específico para ese tipo de documento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si mi proveedor no está obligado a facturar?

La manera más directa es preguntarle. Si el proveedor es persona natural y te dice que pertenece al régimen simplificado o que no es responsable de IVA, entonces no está obligado a facturar y tú debes emitir el documento soporte. También puedes verificar su condición tributaria en el RUT (Registro Único Tributario) del proveedor, donde aparece si es o no responsable de IVA.

¿Hay un monto mínimo para emitir documento soporte?

La norma general obliga a emitir documento soporte por cualquier transacción con un proveedor no obligado a facturar, sin importar el monto. Sin embargo, existen excepciones para operaciones de muy bajo valor según resoluciones específicas de la DIAN. Consulta con tu contador la normativa vigente para tu caso particular.

¿Puedo emitir documentos soporte desde mi celular?

Sí. Con un software en la nube como Yearvis, puedes emitir documentos soporte electrónicos desde cualquier dispositivo con conexión a internet: computador, tableta o celular. Solo necesitas los datos del proveedor y la descripción de lo que compraste.

¿El documento soporte lleva IVA?

Depende de la operación. Si los bienes o servicios adquiridos están gravados con IVA, el documento soporte debe discriminar el impuesto. Sin embargo, muchas compras a proveedores no responsables de IVA son de productos excluidos o exentos (como algunos alimentos), en cuyo caso no aplica IVA.

¿Tengo que enviar el documento soporte al proveedor?

Sí. La DIAN establece que el documento soporte electrónico debe ser entregado al proveedor, generalmente por correo electrónico. El software de facturación se encarga de este envío automáticamente al momento de la validación.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir el documento soporte?

El documento soporte debe emitirse al momento de la operación o dentro de un plazo razonable posterior a la adquisición del bien o servicio. No dejes acumular compras sin documentar: lo recomendable es emitirlo el mismo día de la transacción o, a más tardar, dentro del mismo mes.

¿El documento soporte reemplaza el comprobante de egreso?

No. El documento soporte electrónico es el soporte fiscal ante la DIAN, pero tu contabilidad puede seguir requiriendo comprobantes de egreso internos. Son documentos complementarios con propósitos distintos: el documento soporte valida el gasto ante la DIAN, el comprobante de egreso registra la salida de dinero en tu sistema contable.

¿Puedo corregir un documento soporte después de validado por la DIAN?

No se puede modificar directamente. Si necesitas corregir un error o registrar una devolución, debes emitir una nota de ajuste al documento soporte, que es el documento electrónico diseñado específicamente para ese propósito.